Qué es el briefing en comunicación y por qué es importante para las empresas

qué es el briefing en comunicacion

En muchas ocasiones, cuando el departamento de comunicación o un agencia externa de comunicación no consiguen acertar con las expectativas de la empresa para la que trabajan es cuestión de falta de conocimiento. El éxito o fracaso de un plan de comunicación no depende tanto de la experiencia sino de la información que la agencia disponga sobre la compañía.

Qué es un briefing en comunicación

Un briefing se define como un documento escrito, donde se resume de manera clara y concisa (máximo tres hojas) la información más importante sobre la empresa. De esta manera, el plan de comunicación no se abordará a ciegas, sino que se parte de una base.

Es normal que las empresas, especialmente aquellas que nunca han abordado la comunicación, no tengan nociones de lo que es un briefing. Pero como acabamos de definir, es simplemente un resumen que facilita el camino de la agencia.

Qué ventajas tiene el briefing de comunicación

Disponer de un briefing de comunicación es beneficioso tanto para la empresa como para el departamento de comunicación interno, o la agencia de comunicación.

Ahorrar tiempo y, por lo tanto, dinero

Una de las ventajas de disponer desde el principio de un briefing es el ahorro de tiempo y también de dinero. En las empresas que no disponen de un briefing es necesario realizar un estudio previo para conseguir la información necesaria para comenzar. Este proceso suele tener una duración de un mes (dependiendo del tamaño de la empresa, departamentos implicados, etc.), lo que implica para la empresa un gasto adicional.

El coste también será menor si no se tienen que hacer correcciones y reformulaciones de las estrategias, debido a un mal entendimiento entre la compañía y la agencia.

La empresa es la que mejor se conoce a sí misma

Aunque la agencia pueda llegar a conocer en profundidad a la empresa, este proceso lleva tiempo y como ocurre en el caso de las personas, quien mejor conoce a una empresa son sus fundadores y los profesionales que trabajan en ella. El briefing contiene todos aquellos aspectos que definen a la empresa, así como los objetivos empresariales que esperan conseguir.

Partes que debe contener un briefing

Aunque el diseño de un briefing depende del tipo de empresa, a continuación detallamos los aspectos más importantes que debe contener, para que la agencia de comunicación pueda comenzar a trabajar desde el primer día:

Información sobre la empresa y sus productos/servicios

Es esencial que el briefing contenga información sobre la empresa: historia de la marca, número de empleados, departamentos, productos o servicios que comercializan, cuota de mercado; si han tenido planes de comunicación previos; competencia; crisis de comunicación que hayan podido tener.

Público objetivo y stakeholder

Definir el público objetivo de la compañía. Este apartado es de gran importancia porque buena parte de las acciones de comunicación irán dirigidas a este target previamente definido.

También hay que definir los stakeholders, que son los grupos de personas que influyen en la empresa: instituciones, asociaciones, empleados, proveedores, etc.

Objetivos de la empresa

Es importante conocer los objetivos de negocio de la empresa y también los objetivos de marketing (notoriedad de marca, visibilidad, aumentar las ventas, mejorar la reputación, entre otros).

Mensajes de marca

El departamento de comunicación o agencia debe conocer cuáles son los mensajes de la marca. Y si estos no están definidos, es el momento de indicarlo en el briefing para que se encargue la agencia contratada. Este apartado también tiene que contener el tono que usa la marca para dirigirse al exterior.

Canales de comunicación

En este apartado se recogen los canales de comunicación que ha utilizado la empresa o aquellos que le gustaría utilizar; para que sean prioritarios.

Otros aspectos relevantes

En este apartado se recogen otros aspectos relevantes como el timeline de los proyectos, los presupuestos destinados para comunicación y acciones de marketing; reuniones de seguimiento, etc.

Qué es el contrabriefing

Una vez que la empresa ha entregado el briefing es el momento de que la agencia lo revise y anote aquellos aspectos que no han quedado claros a través de un contrabriefing, que se devuelve a la compañía.

Con el briefing y el contrabriefing la agencia ya dispone de un conocimiento extenso sobre la empresa, por lo que podrá comenzar a trabajar para obtener resultados visibles a corto-medio plazo.

Si necesitas ayuda para definir el briefing de tu empresa no dudes en contactar con el equipo de Ubiqual Comunicación.

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