El protocolo en la organización de eventos

protocolo eventos

Sobre el departamento de comunicación cae en muchas ocasiones la labor de organizar un evento, más allá de las habituales ruedas de prensa o actos internos de la empresa. Lo ideal es contar con una persona especializada en protocolo porque cualquier fallo que se cometa puede hacer tambalear la reputación corporativa, sobre todo, en actos que cuenten con la presencia de autoridades.

En estos casos, podréis contar con el apoyo (en ocasiones) o con el obstáculo (en otras) de sus jefes de protocolo. La solución para lidiar con cualquier situación es tener conocimientos básicos de protocolo.

 

Qué se entiende por protocolo

Antes de adentrarnos en el plan de protocolo, es conveniente definir qué entendemos por protocolo: el protocolo se define como normas que se establecen bien por decreto o por costumbre. Estas reglas formales son las que rigen los actos oficiales; mientras que las normas establecidas por costumbre son las que rigen las relaciones sociales. Por ejemplo, algo tan sencillo como dejar salir antes de entrar es una norma de protocolo; o la forma de comportarte cuando acudes a un evento como invitado (etiqueta, etc.).

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Por qué es importante el protocolo en las empresas

El protocolo, al igual que la comunicación es importante para mantener la imagen y reputación de la empresa. El protocolo se considera un instrumento de comunicación por estos motivos:

  • A través del protocolo se proyecta la imagen de la empresa.
  • Crea un orden de colocación. Es de suma importancia que en los actos sepamos el lugar qué tiene que ocupar cada invitado.
  • Crea una imagen nítida de los actos internos y externos. Se crea un clima favorable para la negociación y el entendimiento.

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Las reglas de oro del protocolo

El protocolo sigue una serie de reglas:

  • La cortesía. Esta es la principal regla del protocolo. Tantos en los actos institucionales como sociales hay que mantener una actitud de cortesía. Ejemplo: hasta la situación de la Covid-19, dar la mano al comienzo de un partido; dejar salir antes de entrar, etc.
  • Puntualidad. Tanto en los eventos como acudir a una cita hay que cumplir la regla de la puntualidad. Y si por causas externas no es posible, hay que informar del retraso; ya que no hay nada que siente peor a los asistentes que esperar sin ninguna explicación. En aquellos casos en los que haya comenzado el evento y falta un asistente en la mesa presidencial, se retirará la silla y cuando llegue se colocará en el patio de butacas.
  • Costumbre. El refrán «donde fueres has lo que vieres» cobra todo su sentido en esta regla. Cuando acudes a un lugar hay que conocer sus costumbres.
  • La derecha. Habrás oído la posición de la derecha porque es una de las principales reglas del protocolo. El lugar de honor es siempre el puesto de la derecha del anfitrión.
    Ante un número impar (tres personas colocadas en línea) el que está  a la derecha del anfitrión es más importante que el que se ha situado a la izquierda. Si el número es par, los puestos de relevancia van en alternancia, tomando como punto de partida la figura del anfitrión.
    Os dejamos un artículo muy interesante para ampliar esta información sobre las principales reglas del orden protocolario.

colocacion orden protocolario

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Plan de protocolo

Como ya hemos indicado, aunque lo ideal sería contar con un experto en protocolo, la organización de eventos suele ser una tarea que se encomienda al departamento de comunicación. En la organización de eventos es importante la planificación, para tener todo bajo control, especialmente en aquellos actos en los que participan personalidades. Vamos a repasar las tres etapas del plan de organización de eventos, y en qué consiste cada una de ellas:

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Aproximación

En esta fase de aproximación solo se conoce que se va a organizar un evento. Es necesario comenzar a definir los aspectos más importantes del evento:

  • Filosofía del acto: definir el tono: celebración formal, informar, divertido, sobrio.
  • Mensaje: todo acto tiene un mensaje que transmitir. Hay que definirlo en esta etapa. Por ejemplo, en los actos de empresa el mensaje que se transmite a los empleados suele ser el de compromiso con la empresa. Se transmite una imagen corporativa.
  • La fecha: es un elemento a tener en cuenta, sobre todo, si se espera la presencia de personalidades, ya que sus agendas están muy apretadas. En estos casos, primero hay que preguntar a sus departamentos de protocolo para que confirmen la fecha. Además, hay que procurar que el evento no coincida con otro acto importante (por ejemplo, los acontecimientos deportivos) para que no se reste protagonismo.
    En cuanto a los días de la semana, preferiblemente se elegirá un día de entre semana, de lunes a jueves.
  • Preprograma: es una primera propuesta sobre la secuencia del acto. No es la definitiva, de hecho se cambiará en bastantes ocasiones, pero sirve para sentar los cimientos. En este preprograma se determinan los tiempos, los invitados de honor, el resto de invitados, las autoridades.
  • Elegir quién preside el acto y cuántos invitados acudirán. Además, también es el momento de decidir si se va a ofrecer un cóctel en el acto.
  • Recinto: es importante, también para determinar el número de invitados conocer el recinto donde se va a realizar el evento. Aunque lo detallamos según avance el artículo, es importante que la persona encargada de protocolo se conozca al dedillo el recinto: accesos, facilidad de accesibilidad, seguridad, etc.
  • Parking: determinar cuántas plazas de parking se van a reservar. En el caso de que el recinto no disponga de plazas suficientes, buscar otros hoteles cercanos para llegar a un acuerdo con ellos. Hay que tener en cuenta que no sirve de nada invitar a 400 personas, si el parking está limitado a 200, porque las otras 200 van a estar dando vueltas hasta buscar un lugar donde estacionar.
  • Seguridad: es de suma importancia solicitar en el lugar del evento el plan de evacuación y asegurarnos que todas las medidas de seguridad (extintores, etc.) están en perfecto estado.
  • Cálculo económico: el presupuesto es uno de los temas que más les interesa a los jefes. Es conveniente que desde el primer momento anotes todas las partidas presupuestarias: alquiler recinto, decoración, medios técnicos,, recursos humanos, catering, publicidad, etc. No olvides dejar una partida para los imprevistos, porque siempre surgen.
  • Comunicación y patrocinios: según el tipo de evento, hay que determinar si resultará de interés para los medios (hay que empezar a pensar en las notas de prensa, envío de convocatorias, tener actualizada la base de datos de periodistas) y si se puede encontrar algún tipo de patrocinador que permita abaratar los costes.

Preparación

  • Fase de contactos: En esta segunda etapa comienza el contacto con los invitados. El orden de contacto se establece en función de la importancia del invitado (comenzando con los más importantes, porque son los que nos interesan que acudan, para asegurarnos su asistencia).
  • Facturas proforma: es el momento de solicitar las facturas proforma para tener por escrito (y sin posibilidad de modificaciones de última hora que varíen el presupuesto) todo lo que se va a contratar (tiempos previsto para montar y desmontar, servicios incluidos, etc.).
  • Base de datos de invitados: es importante tener a los invitados siempre localizados: nombre completo, cargo que ocupa, cualquier dato de interés.
  • Imagen gráfica: definir cuál va a ser la imagen gráfica del evento (logotipo, cartelería, slogan, señalización, diseño y maquetación del programa del evento).
  • Elección de música, si fuera necesario.
  • Programa: es el guión principal, donde se desarrolla cada secuencia del acto. A los medios de comunicación solo se les proporciona la información que convenga a la organización, mientras que a los invitados se les hace llegar un programa reducido.
  • Cronograma: es conveniente crear un cronograma, que se enviará a los asistentes, con las horas de llegada; y las horas previstas para cada secuencia del acto. El cronograma debe contener la hora de la secuencia, el acto que se va a desarrollar a esa hora; el lugar, el responsable de recibir a cada personalidad y cualquier observación que convenga conocer.
plantilla plan de organizacion de eventos

Es esencial que todas las personas encargadas de la organización conozcan a los invitados que van a acudir (se les facilita una fotografía), sobre todo, si son personalidades.

  • Libro de ruta: nos referimos a los itinerarios. Es esencial que los invitados conozcan al detalle dónde tienen que acudir. Siempre se ha hecho enviando un mapa, pero ahora con Google Maps es mucho más sencillo.
  • Planimetría: nos referimos a los planos con los accesos al recinto, ubicación de los aseos, condiciones de seguridad, si hay desniveles (para señalizarlos). Como ya hemos comentado, es importante acudir en varias ocasiones al recinto donde se va a celebrar el acto, para conocer todos los detalles. No podemos olvidar que si se trata de un acto importante es conveniente avisar a los servicios sanitarios, para que acuda una ambulancia.
  • Distribución del espacio: en el lugar del evento hay que distribuir los espacios: presidencia, invitados, prensa, etc.
  • Envío de invitaciones y confirmación de asistencia. Respecto a las invitaciones, estas deben contener el día y hora del evento; quién invita (si la persona que invita no va a asistir, debe indicarse la persona que acudirá en su lugar. Por ejemplo, el alcalde de Madrid, y en su nombre el concejal de Cultura le invita a…), etiqueta. Es importante indicar que confirmen la asistencia y, si fuera necesario, alguna nota de protocolo. Hay que recordar que las invitaciones no van firmadas y en el caso de las personalidades importantes se les invita por teléfono.
  • Contratación de publicidad en medios de comunicación.
  • Contratar fotógrafo.
  • Libro de honor: se utiliza para acontecimientos importantes, por ejemplo, los aniversarios corporativos.
  • Convocatoria de prensa: si en el acto va a haber presencia de medios de comunicación, se envía con antelación una convocatoria de prensa.
  • Los días previos al acto se instala el escenario, se comprueba la limpieza, los sistemas de seguridad. Y el día anterior se realiza un ensayo general.

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Ejecución

El día del acto hay que comprobar el sonido y la iluminación; así como la decoración floral y la colocación de tarjetas para indicar el puesto en el que cada invitado se tiene que sentar.

Dos horas antes del evento se reúne todo el personal de la organización, para repasar el programa y asignar las funciones específicas de cada uno.

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Post-ejecución

Es la fase que comienza cuando el acto ha concluido. Se lleva a cabo el desmontaje del acto, se pagan las facturas, se envía una nota de prensa a los medios de comunicación y se envía una carta de agradecimiento a las autoridades. Esta carta se envía en nombre del director general o presidente de la empresa.

Es importante, para evitar errores futuros, medir los resultados alcanzados. Para ello, en un dossier que se ha ido elaborando a lo largo de todo el plan se incluye las apariciones en prensa, el grado de aceptación tanto por parte del público como de los invitados. Es conveniente guardar todos los documentos que se han manejado durante todas las fases.

Realizar un plan de organización de eventos puede resultar complejo; pero este proceso se va haciendo más sencillo con la práctica. Pero, si no tienes tiempo, o no te ves con los suficientes conocimientos, es mejor dejarlo en manos de profesionales, como nuestra agencia de comunicación Ubiqual.

 

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