En los departamentos de comunicación no es todo color de rosa. Hay tareas muy chulas como la organización de un evento, acciones de comunicación interna, grabación de un vídeo corporativo, etc. pero hay otras menos emocionantes como la creación de un listado de medios de comunicación. Una lista que hay que tener siempre actualizada y con los medios adecuados para que las comunicaciones corporativas no terminen en la papelera del email.
Qué es la agenda de medios de comunicación
La agenda de medios de comunicación hace referencia a un documento donde están listados todos los periodistas, clasificados por medio y por especialización. De esta manera, en el momento de lanzar la nota de prensa tenemos localizados a los redactores a los que les puede interesar la información. Lanzar una nota de prensa sin ningún tipo de filtro está abocada al fracaso. Es mejor poco, pero a los periodistas adecuados.
Cómo crear una lista de medios
Habrás escuchado alguna vez decir que el periodista vale en función de sus fuentes y de su agenda de contactos. Y, por supuesto, esta agenda suele guardarse como en oro en paño, ya que es un plus a la hora de la contratación en una agencia de comunicación.
Como habrás podido deducir, el aspecto negativo es el tiempo que se requiere para conseguir una agencia de medios de calidad. Es cuestión de dedicarle muchas horas y llamar a las redacciones para que te faciliten el contacto del redactor especializado en tu sector. La parte positiva es que una vez dispongas de una buena base de datos, el trabajo ya estará hecho. Solo tendrás que preocuparte de mantenerla actualizada.
Aunque cada vez hay más programas con plantillas para crear un diseño bonito para registrar los contactos, a nosotros nos gusta excel porque es muy efectivo y con un poquito de manejo de las fórmulas tendrás todo bajo control.
Aunque nos dé pereza a la hora de registrar un contacto no nos podemos limitar al nombre y email. Es mejor, aunque le dediquemos más tiempo, añadir todos los datos que consideremos necesarios.
Elementos de la agenda de medios
En la lista de medios de comunicación no puede faltar:
- Nombre y apellidos del periodista
- Medio en el que trabaja
- Sección a la que pertenece
- Teléfono directo
- Teléfono central del medio de comunicación
- Redes sociales del periodista
- Dirección postal del medio
- Notas. Este apartado es importante, para ir anotando todas las apreciaciones respecto a la comunicación que mantenemos con el periodista.
Mantener la agenda actualizada
Los periodistas suelen cambiar con cierta frecuencia de medios de comunicación, por eso es muy importante mantener actualizada la agenda de contacto. Cada cierto tiempo es aconsejable llamar al periodista para saber que sigue en activo. Normalmente, cuando la relación es fluida, el propio periodista te avisa para que mantengas su contacto (no hay que olvidar que a ellos también les interesa tener una fuente que les proporcione información, eso sí, siempre que sea de interés).
Cómo encontrar el contacto de periodistas
Como ya hemos abordado en el artículo cómo conseguir que las notas de prensa salgan a los medios, para encontrar el contacto de periodistas hay distintas vías.
Tradicionalmente para buscar el correo de un periodista o medio recurríamos (y se sigue haciendo) a las agendas de medios, que es un documento público que tienen publicado en sus páginas webs los ayuntamientos. En este caso, los medios que recogen son de carácter local. Pero si quieres una completa base de datos a nivel nacional, te recomendamos la agenda de medios que puedes descargarte desde Moncloa.
Es un punto de partida excelente si no has tenido contacto antes con ningún periodista. Es verdad que la información que aparece es general del medio, pero te sirve para llamar a la redacción y pedir que te pongan en contacto con el periodista en cuestión.
Las redes sociales como localizador de periodistas
Las redes sociales nos han facilitado enormemente este trabajo de recopilación de contactos. Prácticamente todos los periodistas están en alguna red social, principalmente Twitter y LinkedIn.
Además de poder contactar directamente con ellos por mensaje privado (la tasa de contestación es alta) es una fuente valiosa de información porque podemos conocer el perfil del periodista y cuáles son sus intereses.
LinkedIn es otra gran herramienta para conseguir contactos. Lo mejor de esta red social es que una vez has solicitado contacto con algunos periodistas, directamente la red social te recomienda más contactos relacionados. Si eres constante conseguirás una lista muy completa.
Con estas recomendaciones esperamos haberte animado a crear tu propia agenda de medios, pero si el problema es la falta de tiempo, en un agencia de comunicación como nosotros realizamos ese trabajo por ti, pregúntanos sin ningún compromiso.
